Manajemen Proyek Rekayasa

Mengenal Manajemen Proyek Rekayasa

Manajemen Proyek Rekayasa merupakan suatu mata kuliah yang membahas materi terkait dengan manajemen proyek pada suatu proyek. Apakah yang dimaksud dengan manajemen proyek? Tetapi, terlebih dahulu kita akan mengetahui apakah yang dimaksud dengan manajemen dan proyek?

Manajemen adalah proses untuk mengatur segala sesuatu yang dilakukan oleh beberapa orang atau organisasi yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dengan menerapkan beberapa prinsip-prinsip dalam memanfaatkan sumber daya fisik, keuangan, manusia dan informasi secara efisien/efektif untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge), Proyek merupakan suatu usaha ataupun kegiatan yang memiliki tujuan spesifik yang harus dicapai dengan standar tertentu, memiliki batasan waktu, biaya serta memerlukan sumber daya manusia dan non-manusia.

5 karakteristik proyek yaitu:

1. Memiliki target hasil (A Target Outcome)

2. Memiliki Rentang hidup yang ditentukan (A defined Life Span)

3. Partisipasi lintas organisasi (Cross organisational participation)

4. Baru atau Unik (New or Unique)

5. Memiliki waktu, biaya dan persyaratan kinerja (Time, Cost and performance requirement)

Nah, setelah kita mengetahui pengertian manajemen dan proyek maka selanjutnya akan diketahui definisi dari manajemen proyek. 

Manajemen Proyek merupakan rangkaian aktivitas yang terdiri dari kegiatan perencanaan, penjadwalan serta pengendalian proyek yang terdiri dari beberapa kegiatan yang bertujuan untuk membantu manajemen dalam menyusun penjadwalan (schedule) proyek, menentukan penggunaan waktu untuk menyelesaikan proyek, menentukan aktivitas maupun kegiatan yang didahulukan, serta menentukan biaya yang dibutuhkan dalam menyelesaikan proyek.

Sedangkan menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) yang diterjemahkan oleh Budi Susanto (2009:3) Manajemen Proyek (Project Management) merupakan suatu aplikasi pengetahuan (knowledges), alat (tools) dan Teknik (techniques) didalam aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek.

Dalam pelaksanaan manajemen proyek terdapat 5 proses yaitu sebagai berikut:

• Initiating Process merupakan tahap awal dalam sebuah proyek setelah adanya kesepakatan dan mengidentifikasi masalah melalui studi kelayakan untuk mendapatkan suatu solusi untuk menyelesaikan suatu masalah.
• Planning Process merupakan tahap penyusunan dokumen perencanaan yang disusun secara terperinci sebagai panduan dalam melaksanakan suatu proyek. Aktivitas yang terjadi pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phase review.
• Executing Process merupakan tahap dimana aktivitas yang terdapat dalam proyek memasuki tahap pelaksanaan dimana tujuan proyek secara fisik akan dibangun.
• Monitoring and Controlling Process merupakan tahap pemantauan atau mengontrol pada saat kegiatan pengembangan proyek sedang berlangsung sebagai hasil akhir proyek.
• Closing Process merupakan tahap akhir dari aktivitas proyek dimana hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada customer, kontak dengan supplier diakhiri dan seluruh tim proyek dibubarkan serta memberikan laporan kepada stakeholder bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan.

Peran Bidang Pengetahuan Manajemen Proyek

Bidang pengetahuan mewakili serangkaian konsep,istilah dan aktivitas yang terdapat dalam sebuah proyek yang membentuk bidang manajemen proyek yang professional maupun spesialisasi. Terdapat 10 bidang pengetahuan didalam manajemen proyek yang digunakan pada Sebagian waktu dan proyek. Tim proyek harus memanfaatkan 10 area pengetahuan agar mengetahui bagaimana mengintegrasikan dengan 5 tahapan manajemen proyek.

Adapun 10 Knowledge Area manajemen proyek adalah sebagai berikut:

• Project Integration Management: suatu proses atau kegiatan yang mengidentifikasi, menetapkan menggabungkan, menyatukan serta mengkoordinasikan berbagai proses yang terdapat di dalam kegiatan manajemen proyek pada tahapan manajemen proyek.
• Project Scope Management: merupakan batasan proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua proyek yang dilaksanankan sesuai dengan apa yang diperlukan dan hanya pekerjaan yang diperlukan agar penyelesaian proyek sukses.
• Project Time Management: mencakup proses yang dibutuhkan untuk mengelola penyelesaian proyek dengan tepat waktu sesuai dengan ketentuan.
• Project Cost Management: mencakup proses yang terkait dalam perencanaan estimasi, penganggaran, pendanaan, mengelola dan mengendalikan biaya sehingga proyek dapat diselesaikan sesuai dengan anggaran yang telah disepakati bersama.
• 
• Project Quality Management: mencakup proses/kegiatan organisasi dalam menentukan kebijakan kualitas, tujuan, tanggung jawab untuk memenuhi ketentuanstandar yang berlaku.
• Project Human Resources Management: mencakup proses yang mengatur, mengelola, dan memimpin tim proyek dengan berbagai peran/tanggung jawab yang ditugaskan untuk menyelesaikan suatu proyek.

• Project Communication Management: mencakup proses memastikan proyek berjalan dengan tepat waktu dan sesuai dengan perencanaan, pengumpulan, pembuatan, distribusi penyimpanan, pengambilan, manajemen, pemantauan serta informasi terkait dengan proyek.

•       Project Risk Management: mencakup proses perencanaan manajemen risiko, identifikasi, analisis, perencanaan respon serta pengendalian resiko pada suatu proyek untuk meningkatkan kemungkinan dan dampak positif serta mengurangi dampak negatif yang diakibatkan suatu proyek.

•       Project Procurement Management: mencakup proses membeli atau memperoleh produk, layanan maupun hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek sesuai dengan kontrak yang berlaku.

•       Project Stakeholder Management: mencakup proses mengidentifikasi orang, kelompok, maupun organisasi yang memengaruhi atau dipengaruhi oleh suatu proyek untuk menganalisis harapan pemangku kepentingan yang berdampak pada proyek agar mengembangkan strategi manajemen yang tepat serta efektif dalam suatu keputusan pada pelaksanaan proyek.

a    Adapun hubungan antara area pengetahuan dan tahapan proses dalam manajemen proyek dapat diuraikan seperti gambar berikut ini:

      

      Dalam mendukung keberhasilan suatu manajemen proyek dibutuhkan seorang yang mampu memimpin dan mengarahkan segala aktivitas proyek agar sesuai dengan ketentuan dan aturan yang telah disepakati bersama. Oleh sebab itu, dalam pelaksanaan suatu manajemen proyek rekayasa dibutuhkan seorang project manager. 

      PROJECT MANAGER

      Project manager adalah seseorang yang ditugaskan oleh suatu organisasi untuk memimpin tim yang bertanggung jawab dalam mencapai tujuan dari sebuah proyek. Peran seorang manajer proyek adalah mampu bekerja erat dan bekerja sama dengan peran yang lain, seperti analisis bisnis, manajer penjaminan kualitas, dan para ahli.

   

    Untuk memimpin sebuah proyek dengan baik, seorang manajer proyek harus memiliki kompetensi seperti berikut ini:

•          Pengetahuan – yaitu apa yang diketahui manajer proyek tentang manajemen proyek.
•       Kinerja – yaitu apa yang mampu dilakukan atau dicapai oleh manajer proyek pada saat      menerapkan pengetahuan terkait manajemen proyek.
•      Pribadi – yaitu perilaku yang dimiliki manajer proyek pada saat mengerjakan proyek atau kegiatan terkait meliputi meliputi sikap, karakteristik kepribadian, dan kepemimpinan dalam memimpin tim proyek dalam mencapai tujuan proyek serta mengatasi kendala proyek.

Selain kompetensi diatas seoarang manajer juga harus memiliki keahlian soft skill (interpersonal skill) untuk menyeimbangkan keterampilan etis, interpersonal serta konseptual yang membantu untuk menganalisis situasi dan interaksi secara tepat. Keterampilan interpersonal yang penting untuk seorang manajer proyek adalah sebagai berikut:

1.       Kepemimpinan
2.       Membangun Tim
3.       Motivasi
4.       Komunikasi
5.       Mempengaruhi
6.       Pengambilan Keputusan
7.       Kesadaran politik dan kebudayaan
8.       Negosiasi
9.       Membangun Kepercayaan
10.       Manajemen Konflik
11.       Pelatihan

Contoh Penerapan Manajemen Proyek dalam menyelesaikan masalah

      Bagaimana penerapan ilmu pengetahuan manajemen proyek rekayasa dalam penyelesian masalah?

 

         Pada saat ini dunia dikhawatirkan dengan munculnya virus covid-19 khususnya di negara Indonesia. Pemerintah dalam menangani penyebaran virus Covid-19 membutuhkan banyak alat serta fasilitas Kesehatan yang akan mendukung tenaga medis dalam melaksanakan tugasnya sehingga disusunlah suatu proyek pembangunan rumah sakit khusus yang dapat menangani pasien positif covid-19 seperti pembangunan wisma atlet serta pembangunan proyek rumah sakit di Pulau Galang Batam dan pengadaan APD bagi tim medis. Dalam hal ini untuk menyelesaikan masalah tersebut maka dapat digunakan knowledge area dari manajemen proyek untuk mendukung pelaksanaan pembangunan proyek agar berjalan sesuai dengan kesepakatan. 

             Pada proyek pembangunan rumah sakit dan pengadaan alat Kesehatan seperti APD diperlukan integrasi (Project Integration Management) yang tepat di dalam project tersebut agar sesuai dengan 5 tahapan proses yang terdapat pada manajemen proyek. Pada proyek tersebut perlu diperhatikan terkait project cost management dan project time management yang sesuai dengan aturan agar tidak terjadi pembengkakan biaya maupun tidak tepat waktu karena keadaan pandemic yang sedang terjadi dan jumlah kasus positif yang meningkat maka dibutuhkan fasilitas kesehatan yang memadai sehingga tim proyek harus mampu bekerja sesuai dengan kemampuan yang dimiliki dengan memanfaatkan waktu dan biaya yang telah diberikan pemerintah untuk menyelesaikan proyek tersebut, begitu juga dengan knowledge area lainnya sangat dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah yang terdapat di dalam proyek pembangunan dan pengadaan Alat Pelindung Diri (APD) untuk penanganan kasus covid-19 di Indonesia agar proyek tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan dan standar yang telah ditentukan dan mampu mengurangi resiko (Project Risk Management) yang ditimbulkan dengan adanya proyek pembangunan maupun pengadaan APD. 

    Project manajer pada proyek tersebut harus mampu memimpin pelaksanaan proyek tersebut dengan menerapkan tahapan yang terdapat manajemen proyek dari tahap inisiasi proyek hingga tahap closing process yang dapat membantu pemerintah dalam mengurangi penyebaran virus covid-19 di indonesia dengan menerapkan protokol kesehatan yang telah ditentukan. Project manajer juga harus mampu memilki komunikasi (project communication management) yang baik dengan pihak pemangku kepentingan (project stakeholder management) di dalam proyek agar tidak terjadi kesalahpahaman dan masalah pada pelaksanaan proyek yang sangat memerlukan waktu yang singkat dengan memperhatikan kualitas (Project Quality Management) yang dihasilkan pada proyek tersebut demi menyelesaikan masalah pada penanganan kasus covid-19 di Indonesia.

      

      Penutup:

 

     Harapan dengan adanya pengembangan ilmu pengetahuan ke depan adalah apabila dalam menyelesaikan suatu proyek kinerja dari manajemen proyek semakin terintegrasi dengan baik antara knowledge dengan tahapan proses manajemen proyek supaya segala aspek pada manajemen proyek dapat dipantau dengan baik, serta mampu mengurangi resiko ataupun dampak negatif dari sebuah proyek baik masalah biaya dan waktu yang telah disepakati. Seorang manajer proyek juga dalam menyelesaikan suatu proyek harus mampu beradpatasi dengan pengembangan ilmu pengetahuan ke depan dengan meningkatkan knowledge maupun interpersonal skill yang sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan sheingga dalam penyelesaian suatu proyek dapat sesuai dengan standar dan ketentuan yang telah disepakati dengan menerapkan manajemen proyek yang baik. 

   

    Demikianlah Pembahasan mengenai manajemen proyek rekayasa, semoga tulisan berikut bermanfaat. Terima kasih.

      (Vandora Esrawaty Sinaga, 21S17017)